Un’azienda che decide di avviare un processo di esternalizzazione deve svolgere una seria attività “prodromica”.
Innanzitutto deve operare una preventiva “analisi strategica iniziale” attraverso la quale individuare con chiarezza e precisione le attività di core business e quelle che, invece, possono essere affidate alla gestione di terzi.
Il passo successivo consiste nella definizione delle aspettative prestando attenzione, soprattutto, al costo che in quel momento si sostiene per lo svolgimento delle attività che s’intende esternalizzare e quello che si sosterrebbe affidando le stesse alla gestione di terzi. E' indiscutibile che il rapporto che intercorre tra cliente ed outsourcer è un rapporto di partnership, nel quale entrambi sono ugualmente interessati ad avere successo ed a migliorarsi in continuazione.
Vi è di più. Tanto l’utente quanto l’outsourcer dovrebbe individuare al proprio interno un process owner (responsabile del processo) al quale affidare il compito specifico, tra gli altri, di tenere sotto controllo l'andamento del contratto. Il process owner emetterà quindi rapporti periodici, nel quale evidenzierà attraverso degli indici lo scostamento rispetto ai risultati attesi, e le eventuali azioni correttive intraprese. Il process owner dell'azienda cliente riceverà questi rapporti, si interfaccerà con l'outsourcer ed informerà l'azienda sull’andamento del contratto.
L’identificazione del partner è sicuramente la fase più importante e delicata dell’intero processo di “allocazione” poiché solo l’oculata scelta di un valido outsourcer permetterà all’azienda-cliente di liberarsi positivamente del “non core business”. La scelta, tra più partner, sarà effettuata utilizzando determinati parametri: innanzitutto l’affidabilità dell’outsourcer, la competenza (soprattutto tecnica), la flessibilità contrattuale, la tempestività degli aggiornamenti, eventuali precedenti collaborazioni ed ubicazione (nell’ipotesi in cui sia l’outsourcer a fornire i locali).
L’outsourcer scelto per amministrare i servizi esternalizzandi dovrà possedere competenza e strumenti necessari a fornire la qualità e l’affidabilità desiderate. Il contratto stipulato con un outsourcer, difatti, implica non solo la semplice erogazione di servizi ma la responsabilità del progetto servizio nel suo complesso.
Altrettanto importante la fase transitoria di trasferimento della gestione. È il passaggio più delicato in quanto cliente ed outsourcer iniziano a collaborare supportati, in questa fase, dal personale interno che esplica il suo ”effetto cerniera”, mentre il personale esterno (cioè quello dell’outsourcer) inizia a comprendere la nuova realtà aziendale nella quale dovrà integrarsi.